La facturation et la gestion du chiffre d'affaires sont parfois un défi permanent pour les prestataires de services managés (MSP). Une étude récente a révélé que 67 % des MSP pensent ne pas récupérer la totalité du chiffre d'affaires potentiel en raison de l'inefficacité des processus de facturation. Des tâches comme la vérification de l'exactitude des factures, la catégorisation correcte des services et le suivi des retards de paiement confèrent souvent à la facturation des allures de fardeau administratif fastidieux. Heureusement, il existe des moyens de s'attaquer à ces tâches plus efficacement. Avec les bons processus et la bonne pile technologique, vous pouvez simplifier et rationaliser votre facturation, et vous concentrer sur l'essentiel : la croissance et l'expansion de votre MSP.

Les défis courants en matière de facturation pour les MSP

Avant de se pencher sur les solutions, examinons les défis auxquels les MSP sont souvent confrontés en matière de facturation. Les problèmes les plus fréquents sont les suivants :

• L'exactitude des factures : il est important de s'assurer que les factures reflètent les quantités exactes de services fournis et qu'elles soient suffisamment détaillées pour le client. Les erreurs ou les omissions ne retardent pas seulement les paiements, elles peuvent aussi entacher la confiance des clients.
• L'envoi des factures en temps voulu : lorsque les MSP préparent et envoient manuellement les factures, cela peut entraîner des retards, ce qui perturbe le flux de trésorerie. Le flux de trésorerie est une composante essentielle d'une entreprise saine et doit rester aussi prévisible que possible.
• La catégorisation des offres : les MSP ont souvent du mal à catégoriser des services tels que l'informatique gérée, les services cloud ou l'assistance Ad Hoc. Cela peut semer la confusion dans l'esprit des clients et limiter les informations utiles sur les performances d'une entreprise. Une catégorisation adéquate permet également de s'assurer que les recettes sont comptabilisées sur les bons comptes dans le logiciel de comptabilité, rendant ainsi les rapports plus pertinents et mettant en évidence les offres les plus rentables. Sans ces informations, il est plus difficile de prendre de bonnes décisions.
• Le recouvrement des paiements : même si vous avez établi des conditions de facturation claires, les clients prennent parfois beaucoup plus de temps pour effectuer leurs paiements. En l'absence de solutions facilitant le règlement par les clients, les MSP perdent du temps à courir après les paiements, alors qu'ils pourraient en consacrer davantage à leur activité.

Collectivement, ces défis peuvent être source d'inefficacité, de frustration et même de difficultés financières. La bonne nouvelle ? Votre pile technologique peut contribuer à éliminer bon nombre de ces goulots d'étranglement.

L'utilisation de la technologie pour rationaliser la facturation

Les outils que vous utilisez jouent un rôle essentiel dans la gestion efficace de la facturation. Avec les bonnes solutions, il est possible d'automatiser les tâches manuelles, de garantir l'exactitude des données et d'envoyer des factures claires qui seront payées plus rapidement. Voici comment votre pile technologique peut faciliter la facturation.

1. Automatiser la création des factures

De nombreux MSP proposent différents services, de la maintenance préventive récurrente aux réparations ponctuelles. Si vous vous appuyez sur des processus manuels, il est facile d'oublier des activités facturables ou de mal calculer les heures consacrées à des tâches spécifiques. Les MSP devraient fortement envisager d'utiliser une plate-forme d'automatisation des services professionnels (PSA) qui peut générer des factures basées sur les activités enregistrées, les contrats avec les clients et d'autres ventes diverses pour aider à facturer avec précision tous les éléments facturables des clients.

2. S'organiser avec des outils intégrés

L'utilisation d'outils intégrés comme le logiciel de surveillance et de gestion à distance (RMM) et d'autres qui s'intègrent à votre plate-forme PSA permet de s'assurer que tous les éléments facturables, tels que les heures travaillées, les services gérés sous contrat ou les services supplémentaires, sont automatiquement saisis et facturés. L'intégration facilite également la synchronisation entre votre plate-forme PSA et vos systèmes comptables, tels que QuickBooks Online ou Xero, ce qui réduit les efforts manuels et minimise les erreurs. Dites adieu à la saisie répétée des numéros entre les différents systèmes !

3. Faciliter les solutions de paiement

En proposant à vos clients des options de paiement fluides, vous pouvez accélérer considérablement votre flux de trésorerie. Incluez des liens permettant de payer en ligne directement sur les factures. Il existe des solutions de paiement adaptées aux MSP qui permettent aux clients d'effectuer un paiement ACH ou par carte bancaire. Les clients sont plus enclins à payer rapidement lorsque le processus est fluide. Si possible, profitez des options de paiement automatique. Laissez vos clients définir les paramètres de paiement une fois pour toutes, et votre MSP pourra bénéficier d'un flux de trésorerie prévisible. Vous pouvez même envisager de faire du paiement automatique une exigence dans vos contrats, de sorte que le flux de trésorerie soit garanti dès le départ.

Le pouvoir de l'intégration dans votre pile technologique

L'intégration est la clé d'une facturation et d'une gestion du chiffre d'affaires efficaces. Lorsque votre logiciel RMM, votre plate-forme PSA et vos systèmes comptables sont connectés de manière transparente, vous bénéficiez des avantages suivants :

• Une facturation précise : transférez automatiquement les données entre les systèmes pour garantir l'exactitude des factures.
• Des flux de travail rationalisés : éliminez les doubles saisies de données et les frais administratifs.
• Un meilleur flux de trésorerie : envoyez vos factures plus rapidement et proposez un éventail d'options de paiement, ce qui permet aux clients de payer sans attendre.
• Un gain de temps : débarrassez votre équipe des tâches de facturation nécessitant une main-d'œuvre importante, afin qu'elle puisse se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Le contrôle de la facturation et du chiffre d'affaires grâce à des processus rationalisés

La facturation ne doit pas être un casse-tête pour les MSP. En tirant parti des technologies intégrées, en automatisant les tâches répétitives et en organisant vos processus à l'aide d'outils intégrés, les MSP peuvent gagner du temps, faire preuve d'une plus grande précision et améliorer vos résultats.

Vous souhaitez faire un premier pas vers une facturation simplifiée ? Commencez par effectuer un audit de votre processus de facturation actuel afin d'identifier d'éventuelles inefficacités. Évaluez votre pile technologique actuelle et privilégiez la mise en œuvre ou l'optimisation de systèmes intégrés offrant des possibilités d'automatisation.

De cette façon, vous ne résoudrez pas seulement les principaux problèmes de facturation, mais vous ouvrirez également de nouvelles perspectives de croissance pour votre entreprise.

Une facturation fluide est plus qu'une simple fonction de back-office. C'est un avantage stratégique qui permet aux MSP de se démarquer et de favoriser une croissance à long terme.