Rechnungsstellung und Ertragsmanagement stellen für Managed-Service-Anbieter (MSPs) häufig eine Herausforderung dar. Eine aktuelle Studie hat ergeben, dass 67 % der MSPs der Meinung sind, aufgrund ineffizienter Abrechnungsprozesse nicht alle potenziellen Einnahmen zu erzielen. Die Richtigkeit von Rechnungen sicherstellen, Dienstleistungen korrekt kategorisieren und verspätete Zahlungen nachverfolgen – die Rechnungsstellung wirkt oft wie ein zeitraubender administrativer Mehraufwand. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, diese Aufgaben effektiver zu bewältigen. Mit den richtigen Prozessen und Technologien vereinfachen und optimieren Sie die Rechnungsstellung, damit Sie sich auf das wirklich Wichtige konzentrieren können – das Wachstum und die Skalierung Ihres MSP.

Häufige Herausforderungen bei der Rechnungsstellung für MSPs

Bevor wir uns auf die Lösungen stürzen, gehen wir zunächst auf die Herausforderungen ein, mit denen MSPs bei der Rechnungsstellung häufig konfrontiert sind. Das sind die häufigsten Probleme:

• Genauigkeit von Rechnungen: Die Rechnungen müssen unbedingt die genauen Mengen der erbrachten Dienstleistungen widerspiegeln und ausreichend detailliert für die Kunden sein. Fehler oder Versäumnisse verzögern nicht nur Zahlungen, sondern wirken sich auch negativ auf das Vertrauen der Kunden aus.
• Rechtzeitige Zustellung der Rechnungen: Wenn MSPs Rechnungen manuell erstellen und versenden, kommt es mitunter zu Verzögerungen, die den Cashflow stören. Der Cashflow ist ein wichtiger Bestandteil eines gesunden Unternehmens und muss so vorhersehbar wie möglich bleiben.
• Kategorisierung von Angeboten: MSPs haben oft Schwierigkeiten, Dienstleistungen wie Managed IT, Cloud-Services oder Ad-hoc-Support zu kategorisieren. Dies kann Kunden verwirren und wertvolle Einblicke in die Unternehmensleistung verhindern. Die richtige Kategorisierung trägt außerdem dazu bei, dass die Einnahmen auf den richtigen Konten in der Buchhaltungssoftware verbucht werden, wodurch die Berichte aussagekräftiger werden und die profitabelsten Angebote leichter ersichtlich sind. Ohne diese Erkenntnisse wird es schwieriger, gute Geschäftsentscheidungen zu treffen.
• Zahlungseinzug: Auch wenn Sie einen klaren Rechnungszeitraum festgelegt haben, brauchen Ihre Kunden manchmal viel länger, um die Zahlung zu leisten. Ohne Lösungen, die den Kunden die Zahlung erleichtern, verschwenden MSPs Zeit damit, hinter den Zahlungen her zu sein, obwohl sie diese Zeit lieber in das Geschäft stecken sollten.

Zusammengenommen können diese Herausforderungen zu Ineffizienzen, Frustration und sogar zu finanziellen Belastungen führen. Die gute Nachricht? Ihr Technologie-Stack trägt dazu bei, viele dieser Engpässe zu beseitigen.

Technologie zur Optimierung der Rechnungsstellung nutzen

Die von Ihnen verwendeten Tools spielen eine entscheidende Rolle bei der effizienten Verwaltung von Rechnungen. Die richtigen Lösungen sind in der Lage, manuelle Aufgaben zu automatisieren, die Datengenauigkeit sicherzustellen und Sie bei der Erstellung übersichtlicher Rechnungen zu unterstützen, die schnell bezahlt werden. Hier erfahren Sie, wie die Rechnungsstellung dank Ihres Technologie-Stacks zum Kinderspiel wird.

1. Rechnungserstellung automatisieren

Viele MSPs bieten verschiedene Dienstleistungen an – von wiederkehrender vorbeugender Wartung bis hin zu einmaligen Reparaturen. Wenn Sie sich auf manuelle Prozesse verlassen, passiert es leicht, dass Sie abrechenbare Aktivitäten übersehen oder die für bestimmte Aufgaben aufgewendeten Stunden falsch berechnen. MSPs sollten unbedingt den Einsatz einer Plattform für die Professional Services Automation (PSA) in Erwägung ziehen, die Rechnungen basierend auf protokollierten Aktivitäten, Verträgen mit Kunden und sonstigen Umsätzen generiert. So werden alle abrechenbaren Kundenposten korrekt abgerechnet.

2. Mit integrierten Tools organisieren

Mit integrierten Tools wie Remote-Monitoring und -Management (RMM) und anderen, die sich in Ihre PSA-Plattform integrieren lassen, stellen Sie sicher, dass alle abrechenbaren Posten – etwa geleistete Arbeitsstunden, vertraglich vereinbarte Managed Services oder zusätzliche Dienstleistungen – automatisch erfasst und in Rechnung gestellt werden. Die Integration ermöglicht auch eine reibungslose Synchronisierung zwischen Ihrem PSA und Ihren Buchhaltungssystemen, etwa QuickBooks Online oder Xero, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und Fehler minimiert werden. Keine erneute Eingabe von Zahlen in verschiedenen Systemen mehr!

3. Einfache Zahlungslösungen ermöglichen

Wenn Sie Ihren Kunden nahtlose Zahlungsoptionen anbieten, beschleunigt das den Cashflow erheblich. Fügen Sie Links zur direkten Onlinezahlung in die Rechnungen ein. Auf MSP ausgerichtete Zahlungslösungen ermöglichen es Kunden, per Kreditkarte oder ACH-Zahlung zu bezahlen. Die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden pünktlich bezahlen, ist größer, wenn der Prozess reibungslos abläuft. Nutzen Sie nach Möglichkeit automatische Zahlungsoptionen – Ihre Kunden legen die Zahlungseinstellungen einmal fest und Ihr MSP kann sich über einen vorhersehbaren Cashflow freuen. Oder ziehen Sie in Erwägung, in Ihren Verträgen eine automatische Zahlung vorzuschreiben, damit der Cashflow von Anfang an gesichert ist.

Die Kraft der Integration in Ihrem Tech-Stack

Integration ist der Schlüssel zu einer effektiven Rechnungsstellung und einem effektiven Ertragsmanagement Wenn Ihre RMM-, PSA- und Buchhaltungssysteme nahtlos miteinander verbunden sind, haben Sie diese Vorteile:

• Genaue Rechnungsstellung: Übertragen Sie automatisch Daten zwischen Systemen, um sicherzustellen, dass die Rechnungen präzise sind.
• Rationalisierte Workflows: Eliminieren Sie doppelte Dateneingabe und administrativen Mehraufwand.
• Verbesserter Cashflow: Versenden Sie Rechnungen schneller und bieten Sie eine Reihe von Zahlungsoptionen an, damit Ihre Kunden umgehend bezahlen können.
• Zeitersparnis: Befreien Sie Ihr Team von arbeitsintensiven Abrechnungsaufgaben, damit es sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren kann.

Übernehmen Sie mit optimierten Prozessen die Kontrolle über Rechnungen und Einnahmen

Die Rechnungsstellung muss für MSPs kein Mehraufwand sein. Durch die Nutzung integrierter Technologien, die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben und die Organisation von Prozessen mithilfe integrierter Tools sparen MSPs Zeit, verbessern die Genauigkeit und können Ihren Gewinn steigern.

Möchten Sie den ersten Schritt in Richtung mühelose Rechnungsstellung machen? Beginnen Sie mit einem Audit Ihres aktuellen Abrechnungsprozesses, um Ineffizienzen zu erkennen. Bewerten Sie Ihr aktuelles technisches System und priorisieren Sie die Implementierung oder Optimierung integrierter Systeme mit Möglichkeiten zur Automatisierung.

Auf diese Weise lösen Sie nicht nur die größten Herausforderungen bei der Rechnungsstellung, sondern erschließen auch neue Wachstumsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen.

Eine reibungslose Rechnungsstellung ist mehr als nur eine Backoffice-Funktion – sie ist ein strategischer Vorteil, der MSPs von anderen abhebt und langfristiges Wachstum unterstützt.