La facturación y la gestión de ingresos pueden ser un reto constante para los proveedores de servicios gestionados (MSP). Un estudio reciente reveló que el 67% de los MSP piensan que no están captando todos los ingresos potenciales debido a procesos de facturación ineficientes. Tareas como garantizar la exactitud de las facturas, categorizar correctamente los servicios y dar seguimiento a los pagos atrasados pueden hacer que la facturación parezca a menudo una carga administrativa que requiere mucho tiempo. Por suerte, hay formas de abordar estas tareas con mayor eficiencia. Con los procesos y la pila tecnológica adecuados, puede simplificar y agilizar su facturación, lo que le permitirá centrarse en lo que importa: hacer crecer y escalar sus MSP.

Retos comunes de facturación para los MSP

Antes de pasar a las soluciones, ampliemos sobre los retos de facturación a los que suelen enfrentarse los MSP. Los problemas más comunes son:

• Exactitud de las facturas: es importante asegurarse de que las facturas reflejen las cantidades exactas de los servicios prestados y tengan la cantidad adecuada de detalles para el cliente. Los errores u omisiones no solo retrasan los pagos, sino que también pueden dañar la confianza de los clientes.
• Entrega puntual de facturas: cuando los MSP preparan y envían manualmente las facturas, pueden producirse retrasos, lo que interrumpe el flujo de caja. El flujo de caja es una parte crítica de un negocio sano y debe permanecer lo más predecible posible.
• Categorizar las ofertas: los MSP suelen tener dificultades para clasificar servicios como los servicios de TI gestionados, los servicios en la nube o la asistencia ad hoc. Esto puede confundir a los clientes y reducir la información valiosa sobre el rendimiento empresarial. Una categorización adecuada también puede ayudar a garantizar que los ingresos se reconozcan en las cuentas correctas en el software de contabilidad, lo cual produce que los informes sean más significativos y que se destaquen las ofertas más rentables. Sin estos conocimientos, tomar buenas decisiones empresariales es más difícil.
• Cobro de pagos: aunque haya incluido plazos de facturación claros, a veces los clientes tardan mucho más en efectuar los pagos. Sin soluciones que faciliten el pago a los clientes, los MSP pierden el tiempo persiguiendo los pagos, cuando su tiempo podría estar mucho mejor empleado trabajando en el negocio.

En conjunto, estos retos pueden crear ineficiencias frustración e incluso tensiones financieras. ¿Cuál es la buena noticia? Su pila tecnológica puede ayudarle a eliminar muchos de estos cuellos de botella.

Aprovechar la tecnología para agilizar la facturación

Las herramientas que utilice desempeñan un papel fundamental en la gestión eficiente de la facturación. Las soluciones adecuadas pueden automatizar las tareas manuales, garantizar la exactitud de los datos y ayudarle a emitir facturas claras que se paguen con mayor rapidez. He aquí cómo su pila tecnológica puede hacer que la facturación sea pan comido.

1. Automatizar la creación de facturas

Muchos MSP ofrecen diversos servicios, desde mantenimiento preventivo recurrente hasta reparaciones puntuales. Si depende de procesos manuales, es fácil pasar por alto actividades facturables o calcular mal las horas dedicadas a tareas específicas. Los MSP deberían considerar seriamente la posibilidad de aprovechar una plataforma de automatización de servicios profesionales (PSA) que pueda generar facturas basadas en las actividades registradas, los contratos con los clientes y otras ventas varias para ayudar a facturar con precisión todos los elementos facturables de los clientes.

2. Organizar mediante herramientas integradas

El uso de herramientas integradas como el software de supervisión y gestión remotas (RMM) y otras que se integran en su plataforma de PSA ayuda a garantizar que todos los elementos facturables (como las horas trabajadas, los servicios gestionados contratados o los servicios adicionales) se capturan y facturan automáticamente. La integración también permite una sincronización fluida entre su PSA y sus sistemas de contabilidad, como QuickBooks Online o Xero, lo que reduce el esfuerzo manual y minimiza los errores. ¡Despídase de volver a introducir números entre sistemas!

3. Habilitar soluciones de pago sencillas

Ofrecer a los clientes opciones de pago sin complicaciones puede acelerar significativamente su flujo de caja. Incluya enlaces para pagar en línea directamente en las facturas. Existen soluciones de pago centradas en los MSP que permiten a los clientes pagar mediante tarjeta de crédito o transferencias ACH. Es más probable que los clientes paguen puntualmente cuando el proceso es fluido. Si es posible, aproveche las opciones de pago automático: deje que sus clientes configuren los pagos una sola vez y su MSP podrá disfrutar de un flujo de caja predecible. Incluso puede considerar la posibilidad de que el pago automático sea un requisito en sus contratos, de modo que el flujo de caja esté asegurado desde el principio.

El poder de la integración en su pila tecnológica

La integración es clave para una gestión eficaz de la facturación y los ingresos. Cuando sus sistemas de RMM, PSA y contabilidad están perfectamente conectados, usted obtiene estas ventajas:

• Facturación precisa: pase automáticamente los datos entre sistemas para garantizar la precisión de las facturas.
• Flujos de trabajo racionalizados: elimine la introducción duplicada de datos y los gastos administrativos.
• Mejora del flujo de caja: envíe las facturas con mayor rapidez y ofrezca diversas opciones de pago, lo que permitirá a los clientes pagar con prontitud.
• Ahorro de tiempo: libere a su equipo de las tareas de facturación laboriosas para que puedan centrarse en trabajos de mayor valor.

Tome el control de la facturación y los ingresos con procesos agilizados

La facturación no tiene por qué ser un quebradero de cabeza para los MSP. Al aprovechar las tecnologías integradas, automatizar las tareas repetitivas y organizar sus procesos con herramientas integradas, los MSP pueden ahorrar tiempo, mejorar la precisión y reforzar su cuenta de resultados.

¿Quiere dar el primer paso hacia una facturación sencilla? Comience por revisar su actual proceso de facturación para identificar cualquier ineficiencia. Evalúe su pila tecnológica actual y priorice la implementación u optimización de sistemas integrados con oportunidades de automatización.

Al hacerlo, no solo resolverá importantes retos de facturación, sino que también desbloqueará nuevas oportunidades de crecimiento para su empresa.

Una facturación fluida es algo más que una función de back-office: es una ventaja estratégica que diferencia a los MSP y favorece el crecimiento a largo plazo.