La fatturazione e la gestione dei ricavi possono essere una sfida costante per i fornitori di servizi gestiti. Un recente studio ha rivelato che il 67% dei fornitori di servizi gestiti ritiene di non riuscire a ottenere tutte le entrate potenziali a causa di processi di fatturazione inefficienti. Compiti come assicurarsi che le fatture siano accurate, categorizzare correttamente i servizi e stare dietro ai pagamenti in ritardo possono spesso far sembrare la fatturazione un onere amministrativo che richiede molto tempo. Per fortuna, ci sono modi per affrontare questi compiti in modo più efficace. Con i processi e lo stack tecnologico giusti, puoi semplificare e snellire la fatturazione, permettendoti di concentrarti su ciò che conta: far crescere e scalare il tuo fornitore di servizi gestiti.

Problemi di fatturazione comuni per i fornitori di servizi gestiti

Prima di passare alle soluzioni, parliamo delle sfide che i fornitori di servizi gestiti si trovano spesso ad affrontare in materia di fatturazione. I problemi più comuni riguardano quanto segue.

• Accuratezza delle fatture: è importante assicurarsi che le fatture riportino con precisione l’entità dei servizi forniti e che contengano un numero adeguato di dettagli per il cliente. Gli errori o le omissioni non solo ritardano i pagamenti, ma possono anche danneggiare la fiducia dei clienti.
• Consegna tempestiva delle fatture: quando i fornitori di servizi gestiti preparano e inviano manualmente le fatture, possono verificarsi dei ritardi che compromettono il flusso di cassa. Il flusso di cassa è una componente fondamentale di un’azienda sana e deve rimanere il più prevedibile possibile.
• Categorizzazione delle offerte: i fornitori di servizi gestiti spesso faticano a classificare servizi come l’IT gestito, i servizi cloud o il supporto ad hoc. Questo può confondere i clienti e ridurre le preziose informazioni sulle prestazioni aziendali. Una corretta categorizzazione può anche aiutare a garantire che le entrate vengano registrate nei conti corretti del software di contabilità, rendendo i report più significativi e mettendo in evidenza le offerte più redditizie. Senza questi approfondimenti, prendere buone decisioni aziendali diventa più difficile.
• Riscossione dei pagamenti: anche se hai inserito dei termini di fatturazione chiari, a volte i clienti impiegano molto più tempo per effettuare i pagamenti. Senza soluzioni che facilitino il pagamento da parte dei clienti, i fornitori di servizi gestiti perdono tempo a rincorrere i pagamenti, quando il loro tempo potrebbe essere speso molto meglio per lavorare sul business.

Nell’insieme, queste sfide possono causare inefficienze, frustrazioni e persino tensioni finanziarie. Qual è la buona notizia? Il tuo stack tecnologico può aiutarti a eliminare molti di questi colli di bottiglia.

Sfruttare la tecnologia per semplificare la fatturazione

Gli strumenti che utilizzi svolgono un ruolo fondamentale nella gestione efficiente della fatturazione. Le soluzioni giuste possono automatizzare le attività manuali, garantire l’accuratezza dei dati e aiutarti a consegnare fatture chiare che vengono pagate più velocemente. Ecco come il tuo stack tecnologico può rendere la fatturazione un gioco da ragazzi.

1. Automatizza la creazione delle fatture

Molti fornitori di servizi gestiti offrono vari servizi, dalla manutenzione preventiva ricorrente alle riparazioni una tantum. Se ti affidi a processi manuali, è facile trascurare le attività fatturabili o calcolare male le ore impiegate in atività specifiche. I fornitori di servizi gestiti dovrebbero prendere in considerazione l’utilizzo di una piattaforma di automazione dei servizi professionali (PSA) in grado di generare fatture in base alle attività registrate, ai contratti con i clienti e ad altre vendite varie per aiutare a fatturare con precisione tutte le voci fatturabili dei clienti.

2. Organizza con strumenti integrati

L’utilizzo di strumenti integrati, come i software di monitoraggio e gestione da remoto (RMM) e altri che si integrano con la tua piattaforma di automazione dei servizi professionali (PSA), aiuta a garantire che tutte le voci fatturabili, come le ore di lavoro, i servizi gestiti contrattualizzati o i servizi extra, vengano acquisite e fatturate automaticamente. L’integrazione permette anche di sincronizzare senza problemi il tuo software PSA con i sistemi di contabilità, come QuickBooks Online o Xero, riducendo il lavoro manuale e gli errori. Dì addio alla necessità di reinserire i numeri tra un sistema e l’altro!

3. Abilita soluzioni di pagamento semplici

Offrire ai clienti opzioni semplici di pagamento può accelerare notevolmente il tuo flusso di cassa. Includi i link per pagare online direttamente nelle fatture. Esistono soluzioni di pagamento dedicate ai fornitori di servizi gestiti che permettono ai clienti di pagare con carte di credito o ACH. I clienti sono più propensi a pagare prontamente quando il processo è privo di attriti. Se possibile, sfrutta le opzioni di pagamento automatico: lascia che i tuoi clienti configurino le impostazioni di pagamento una volta sola e il tuo fornitore di servizi gestiti potrà godere di un flusso di cassa prevedibile. Potresti anche prendere in considerazione l’idea di rendere il pagamento automatico un requisito dei tuoi contratti, in modo da garantire il flusso di cassa fin dall’inizio.

Il potere dell’integrazione nel tuo stack tecnologico

L’integrazione è fondamentale per una gestione efficace delle fatture e dei ricavi. Quando i tuoi sistemi RMM, PSA e di contabilità sono perfettamente collegati, potrai ottenere i seguenti vantaggi.

• Fatturazione accurata: trasferisci automaticamente i dati tra i vari sistemi per garantire l’esattezza delle fatture.
• Flussi di lavoro semplificati: elimina l’inserimento di dati doppi e le spese amministrative.
• Miglioramento del flusso di cassa: invia le fatture più velocemente e offri diverse opzioni di pagamento, consentendo ai clienti di pagare tempestivamente.
• Risparmio di tempo: libera il tuo team dalle faticose attività di fatturazione, in modo che possa concentrarsi su compiti di maggior valore.

Prendi il controllo della fatturazione e delle entrate con processi semplificati

La fatturazione non deve essere un problema per i fornitori di servizi gestiti. Sfruttando tecnologie integrate, automatizzando le attività ripetitive e organizzando i processi con strumenti integrati, i fornitori di servizi gestiti possono risparmiare tempo, migliorare l’accuratezza e aumentare i profitti.

Vuoi fare il primo passo verso una fatturazione senza sforzi? Inizia con un audit del tuo attuale processo di fatturazione per identificare eventuali inefficienze. Valuta il tuo attuale stack tecnologico e dai priorità all’implementazione o all’ottimizzazione di sistemi integrati con opportunità di automazione.

Così facendo, non solo risolverai i principali problemi legati alla fatturazione, ma otterrai anche nuove opportunità di crescita per la tua azienda.

Una fatturazione fluida è più di una semplice funzione di back-office: è un vantaggio strategico che distingue i fornitori di servizi gestiti e sostiene la crescita a lungo termine.