A gestão de faturamento e receita pode ser um desafio constante para prestadores de serviços gerenciados (MSPs). Um estudo recente revelou que 67% dos MSPs acreditam que não estão captando toda a receita potencial por conta de processos de faturamento ineficientes. Tarefas como gerar faturas precisas, categorizar serviços corretamente e cobrar pagamentos atrasados podem fazer o faturamento ser um fardo administrativo que consome muito tempo. Felizmente, é possível lidar com essas tarefas de forma mais eficaz. Com os processos certos e a estrutura tecnológica ideal, você pode simplificar e agilizar o faturamento e, com isso, passar a se dedicar ao que é importante: crescimento e dimensionamento do seu MSP.

Desafios de faturamento comuns de um MSP

Antes de vermos as soluções, vamos falar mais sobre os desafios de faturamento que os MSPs geralmente enfrentam. Os problemas comuns são:

• Precisão da fatura: é importante que as faturas reflitam a quantidade exata dos serviços prestados e registrem todos os detalhes importantes para o cliente. Erros ou omissões não só atrasam os pagamentos, mas também podem afetar a confiança que o cliente tem em você.
• Envio de faturas no momento certo: MSPs que preparam e enviam faturas manualmente podem cometer atrasos, o que cria uma quebra no fluxo de caixa. O fluxo de caixa é uma parte essencial de uma empresa saudável e precisa ser o mais previsível possível.
• Categorização das ofertas: os MSPs geralmente têm dificuldades para categorizar serviços como TI gerenciada, serviços em nuvem ou suporte pontual, o que pode acabar confundindo os clientes e eliminando alguns insights valiosos sobre os resultados do negócio. A categorização adequada também pode ajudar a reconhecer a receita nas contas corretas na contabilidade, tornando os relatórios mais relevantes e destacando os produtos mais lucrativos. Sem esses insights, é mais difícil tomar boas decisões.
• Cobrança de pagamentos: mesmo que você inclua termos claros na fatura, os clientes às vezes demoram muito mais para fazer o pagamento. Sem soluções que facilitem o pagamento dos clientes, os MSPs perdem tempo "correndo atrás" dos clientes devedores, quando o tempo seria muito melhor aproveitado para atender às necessidades do negócio em si.

Todos esses desafios juntos podem gerar ineficiências, frustração e até mesmo problemas financeiros. Mas o lado bom é que sua estrutura tecnológica pode ajudar a eliminar muitos desses gargalos.

Uso da tecnologia para agilizar o faturamento

As ferramentas que você usa têm papel fundamental na gestão eficiente do faturamento. As soluções certas podem automatizar tarefas manuais, promover a precisão dos dados e ajudar você a apresentar faturas claras e, com isso, receber o pagamento com mais rapidez. Veja como a estrutura tecnológica pode facilitar o faturamento.

1. Automação da criação de faturas

Muitos MSPs oferecem vários serviços, desde manutenção preventiva recorrente até correções pontuais. Com processos manuais, é muito comum esquecer serviços que deveriam ser cobrados ou calcular mal as horas gastas em tarefas específicas. É muito importante para um MSP pensar no uso de uma plataforma de automação de serviços profissionais (PSA, na sigla em inglês) que possa gerar faturas com base em atividades registradas, contratos com clientes e outras vendas diversas para ajudar a adicionar com precisão todos os itens faturáveis à fatura do cliente.

2. Organização com ferramentas Integradas

O uso de ferramentas integradas, como um software de monitoramento e gerenciamento remotos (RMM, na sigla em inglês) e outros que se integram à sua plataforma de PSA, ajuda a fazer com que todos os itens faturáveis, como horas trabalhadas, serviços gerenciados contratados ou serviços extras, sejam automaticamente registrados e faturados. Além disso, essa integração abre a possibilidade de sincronizar seu PSA e sistemas de contabilidade como QuickBooks Online ou Xero, reduzindo o trabalho manual e minimizando erros. Digitar os mesmos números em vários sistemas nunca mais!

3. Soluções de pagamento simples

Oferecer aos clientes opções de pagamento simples pode ajudar muito seu fluxo de caixa. Inclua links de pagamento on-line nas faturas. Existem soluções de pagamento específicas para MSPs que permitem que os clientes paguem com cartão de crédito ou transferência bancária. Quando o processo de pagamento é rápido e simples, é mais provável que os clientes paguem de imediato. Se possível, use opções de pagamento automático (ou seja, seus clientes definem as configurações de pagamento uma vez e você tem um fluxo de caixa previsível). Você pode até pensar em exigir o pagamento automático em contrato para estabilizar o fluxo de caixa desde o início.

O poder da integração da estrutura de tecnologia

A integração é fundamental para a gestão eficaz de faturamento e receita. Quando seus sistemas de RMM, PSA e contabilidade estão perfeitamente conectados, você ganha o seguinte:

• Faturamento preciso: transfira dados automaticamente entre os sistemas para emitir faturas precisas.
• Processos simplificados: elimine duplicidade de dados e reduza a carga de trabalho administrativa.
• Fluxo de caixa mais saudável: envie faturas mais rapidamente e ofereça várias opções de pagamento para que os clientes paguem de imediato.
• Economia de tempo: retire obrigações de faturamento, que tomam muito tempo, das costas da sua equipe e abra espaço para que os funcionários se concentrem em tarefas mais importantes.

Tenha o faturamento e a receita sob controle com processos simplificados

O faturamento não precisa ser uma dor de cabeça para os MSPs. Aproveitando tecnologias integradas, automatizando tarefas repetitivas e organizando processos com ferramentas integradas, os MSPs podem ganhar tempo, trabalhar com mais precisão e gerar resultados financeiros melhores.

Quer dar o primeiro passo em direção a um faturamento descomplicado? Comece fazendo uma auditoria do processo de faturamento atual para identificar ineficiências. Avalie a estrutura tecnológica atual e priorize a implementação ou otimização de sistemas integrados com oportunidades de automação.

Assim, você não só resolverá os principais desafios do faturamento, mas abrirá novas oportunidades de crescimento para sua empresa.

O faturamento descomplicado é mais do que apenas uma função de back-office, é uma vantagem estratégica que diferencia os MSPs e sustenta o crescimento a longo prazo.